1. 機要文件智能化、規范化管理的解決方案
          來源:文件交換柜百科 作者:瑞豐智柜 發布日期: 2020-06-01 瀏覽: 0
          智能機要文件交換站是瑞豐智柜推出的結合智能文件交換柜以及跟蹤系統的文件管理平臺,旨在協助機關單位對機關文件、保密文件進行高效、規范化的管理以及有效的監督。

          一、項目名稱

          機要文件智能化、規范化管理的解決方案「智能文件交換站」

          二、項目背景

          機要文件是中國共產黨領導我國發展的重要基礎,是銜接人民群眾和黨的重要樞紐,具有高度的機密性和重要性,是事業單位、機關單位資料管理的關鍵,也是對秘書部門的嚴重考驗。就目前事業單位秘書部門的工作質量來看,保密工作還有待加強,在收發文件、蓋章、文件管理等方面還有所欠缺,影響著機要文件管理的質量和效率,是當前亟待解決的問題。

          三、項目難題

          目前,機要文件的管理普遍存在著以下幾點現象需要解決:

          1)管理人員的文件管理意識薄弱;

          2)機要文件管理不夠規范,在收發文件、印章、借閱、復印等方面的規范性都有所缺乏,影響了機要文件的管理;

          3)缺乏有效的監督機制,影響文件的機密性和嚴密性,信息隨時都存在被窺探的危險。

          機要文件交換站.png

          四、解決方案

          智能機要文件交換站是瑞豐智柜推出的結合智能文件交換柜以及跟蹤系統的文件管理平臺,旨在協助機關單位對機關文件、保密文件進行高效、規范化的管理以及有效的監督。

          智能文件交換系統是整個機要文件交換自動化站的核心部分,包含智能主控機柜及智能文件交換與跟蹤系統管理軟件,包括但不限于以下功能

          1)對于收到的機要文件進行快速登記、投箱分發和跟蹤流轉記錄;

          2)對于所有文件、信件信息能夠在系統中通過各種條件進行查詢和統計。

          3)對收文、簽報、發文、信件等信息化管理,實現文件信息的有序管理、交接過程安全保密、物件與信息結合的實時監控目的,保證文件在流轉過程中始終受到管理人員的監管,從而減少人為因素造成文件意識、查找困難、責任不清、互相推諉等現象發生,保證機要文件運轉的的安全性和高效性。

          兩大重要組成部分:

          1)控制中心(主柜)

          多功能集合管理中心,與電子文件柜配合使用,為智能交換箱提供電源和控制主機,是用戶進行取件工作的必要操作設備,具有安全穩定的工作性能。多組智能交換箱只需配備一臺控制柜。

          2)智能文件交換柜(副柜)

          具有智能化控制系統,能進行人為功能設置、人員操作使用的文件、信件收取設備。箱體由一個或多個箱格組成,每個箱格代表一個收件單位,箱格配有獨立控制電路板,實現收件單位的獨立操作。智能化的識別系統+遠程云端操作可以有效地解決大多數文件交換中遇到的問題。

          智能識別系統有:人臉識別、虹膜識別、RFID卡等,1對1的身份識別,再次提升文件的安全保障和管理監督功能。

          五、功能概覽

          文件交換站智能分配信息.jpg

          瑞豐智柜致力于為客戶提供場景化智能儲物解決方案,目前擁有研發團隊100+人,已解決了500+場景智能儲物難題(如大型工廠園區儲物的解決方案),為了開發更多的智能儲物應用場景并儲備相應的經驗,我司免費將為需求智能文件交換站的客戶提供專屬的功能定制和外觀設計的解決方案。歡迎咨詢!


          直線:138-2520-0700

          熱線:0755-29881268

          微信號

          性XXXX毛茸茸俄罗斯